Вести документацию компании — это достаточно сложная задача, которая требует много времени и предельного внимания. На это требуется затрата ресурсов, но всегда остаются риски ошибок из-за человеческого фактора. В связи с этим многие компании принимают решение доверить данную часть работы аутсорсерам https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/hr-administration/document-management-consulting/, что позволяет улучшить ведение бизнеса.
Почему документооборот лучше вести на аутсорсе
Привлечение аутсорсеров позволяет оптимизировать процессы. Компании не нужно будет тратить много средств на содержание раздутого штата сотрудников. При этом экономия заключается и в другом:
- Не нужно закупать дорогостоящее оборудование и программное обеспечение.
- Нет необходимости арендовать помещение для офиса.
- Не надо выплачивать постоянно зарплату сотрудникам.
При этом оперативность документооборота увеличивается в разы. Такой подход позволит привлечь клиентов, поскольку не будет задержек при работе с документами и поиском необходимой информации. Вся документация гарантированно сохраняется и грамотно архивируется, что закрепляется в договоре с аутсорсером.
Схема работы с документами включает несколько этапов, каждый из которых должен быть выполнен в кратчайшие сроки. Изначально производится подготовка документации, ее формирование. Затем каждый документ визируется, закрепляется подписью ответственного лица. Помимо этого специалисты получают и доставляют заверенные бланки от контрагентов и контролируют сроки их возврата. В конечном счете требуется оцифровывание полученных документов и их архивирование. Все это требует высокой концентрации внимания, чтобы не допустить ошибок и обеспечить беспрепятственный поиск информации при необходимости.
Преимущества аутсорсинга
Ввиду сложности процесса документооборот лучше всего доверить квалифицированным специалистам. Данный вид деятельности должен проводиться по четкому регламенту с учетом действующих нормативов. Соблюдение законодательства гарантирует отсутствие проблем с государственными органами, в частности, Налоговой службой.
Достоинства документооборота на аутсорсе:
- Выполнение работы высококвалифицированными работниками, которые имеют внушительный опыт.
- Сокращение расходов на содержание штатного персонала.
- Использование автоматизированной системы, позволяющей ускорить и упростить рабочие процессы.
Оперативность является ключевым моментом при взаимодействии со сторонней компанией. При этом конфиденциальность прописывается в договоре, поэтому передача сведений третьим лицам исключена.
